Kandydatów do odznaczenia może przedstawić:
1) Przewodniczący Komisji Konferencji Episkopatu Polski ds. Polonii i Polaków za Granicą,
2) Delegat Konferencji Episkopatu Polski ds. Duszpasterstwa Emigracji Polskiej,
3) rektor lub koordynator duszpasterstwa polskojęzycznego na terytorium danego kraju,
4) duszpasterz polonijny odpowiedzialny za parafię lub ośrodek duszpasterstwa polonijnego,
5) kościelna osoba prawna reprezentująca środowisko polonijne.
Umotywowany wniosek o przyznanie medalu, według załączonego poniżej wzoru formularza, winien być przekazany Delegatowi Konferencji Episkopatu Polski ds. Duszpasterstwa Emigracji Polskiej.
Zaopiniowanie wniosku o przyznanie medalu leży w kompetencji kapituły medalu „Pro Polonia et Ecclesia”, którą tworzą członkowie Komisji Konferencji Episkopatu Polski ds. Polonii i Polaków za Granicą.
Medal może być przyznany tylko osobom o nienagannym życiu religijnym i moralnym. Cele statutowe i działalność osób prawnych, instytucji, organizacji przedstawionych do odznaczenia, muszą być zgodne z nauczaniem Kościoła katolickiego.
OPIS MEDALU „PRO POLONIA ET ECCLESIA”
Awers Medalu „Pro Polonia et Ecclesia” przedstawia w zarysie kulę ziemską z zaznaczonymi kontynentami, co nawiązuje do Polaków żyjących w różnych częściach świata. Przez środek przebiegają trzy (nawiązanie do Trójcy Świętej) zwarte linie pionowe i poziome, przecinające się i tworzące kształt krzyża. Krzyż, będący znakiem wiary chrześcijańskiej, „dzieli” kulę ziemską na cztery strony świata, ale przede wszystkim je łączy. W jednej z wydzielonych części (na dole, po lewej stronie) zarysowany jest obraz Matki Bożej Częstochowskiej Królowej Polski. To obraz szczególnie związany z historią polskich emigrantów, którzy czcili Maryję w jasnogórskim obrazie jako Królową uchodźctwa polskiego. Nad wizerunkiem, od strony okola medalu, widnieje napis : „Pro Ecclesia”. W drugiej części, po przekątnej, znajduje się rys orła, co jest nawiązaniem do godła Polski. Nad tym obrazem umieszczony jest napis „Pro Polonia”. Rewers ukazuje logo Konferencji Episkopatu Polski, będącej podmiotem przyznającym medal.